Algemene voorwaarden

Artikel 1 Definities
1. Kelly van der Pol Fotografie, gevestigd te Herpen, KvK-nummer 66695848, wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als fotograaf.
2. De wederpartij wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als klant.
3. Met de overeenkomst wordt bedoeld de overeenkomst van de opdracht op grond waarvan fotograaf tegen betaling werkzaamheden voor klant verricht en waarbij de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard.

Artikel 2 Toepasselijkheid algemene voorwaarden
1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden door of namens fotograaf waarop zij deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
2. Deze voorwaarden zijn tevens van toepassing op de door fotograaf in het kader van de overeenkomst ingeschakelde derden, waaronder second shooters.
3. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk aangepast worden dan blijven de overige in deze algemene voorwaarden beschreven voorwaarden van toepassing.

Artikel 3 Totstandkoming
1. Indien de klant een offerte ontvangt is deze 14 kalenderdagen geldig, daarna vervalt het aanbod. Een aanbod dient te allen tijde schriftelijk te worden bevestigd.
2. Bij acceptatie van het aanbod, wordt automatisch akkoord gegaan met deze algemene voorwaarden.
3. Fotograaf kan niet aan haar aanbod worden gehouden indien de klant redelijkerwijs kon begrijpen dat het aanbod, of een onderdeel daarvan, een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.
4. Alles wat buiten het omschreven aanbod vermeld op de factuur geleverd wordt is meerwerk en zal achteraf gefactureerd worden. 

Artikel 4 Tarieven en betalingen
1. De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd tenzij partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen zijn.
2. In de offerte staat het overeengekomen tarief met het aantal uren vermeld. Eventuele overige bijkomende kosten, zoals locatiehuur en een album, worden apart vermeld. Nabestellingen of meerwerk door een wijziging in de overeenkomst zullen apart en achteraf worden gefactureerd.
3. Na acceptatie van de offerte ontstaat een betalingsverplichting. Fotograaf is gerechtigd een aanbetaling te verzoeken. Een datum staat pas definitief gereserveerd na het voldoen van de aanbetaling. Tenzij anders overeengekomen wordt het overige deel van de betaling in 1 x voldaan. Foto’s zullen niet worden geleverd totdat het gehele bedrag is voldaan.
4. In geval van fotoproducten zal pas tot ontwerp en bestelling worden overgegaan na volledige betaling van het factuurbedrag.
5. Facturen dienen binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum betaald te zijn, tenzij partijen hierover schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt, op de factuur een andere betaaltermijn vermeld is of de werkzaamheden eerder aanvangen.
7. Indien sprake van een bruiloft geldt een aanbetaling van 30 % bij boeking het restant dient uiterlijk 6 weken voor de bruiloft voldaan te zijn.
8. Indien de klant in gebreke of in verzuim is in de nakoming van zijn verplichtingen zal fotograaf een herinnering sturen. Indien nog steeds geen betaling volgt zal fotograaf verdere stappen ondernemen deze eventuele kosten zijn volledig voor rekening van de klant.

Artikel 5 Informatieverstrekking
1. Klant stelt alle informatie die voor de uitvoering van de opdracht relevant is tijdig beschikbaar aan fotograaf. Vooraf zullen fotograaf en klant contact met elkaar hebben om de wensen te bespreken.
2. Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde gegevens, ook indien deze van derden afkomstig zijn. Fotograaf zal de gegevens vertrouwelijk behandelen.

Artikel 6 Uitvoering van de overeenkomst
1. Fotograaf voert opdracht naar beste inzicht en vermogen uit. Zij is niet aansprakelijk voor het niet bereiken van het resultaat dat klant beoogde. Klant dient op de hoogte te zijn van de standaard stijl van fotograaf deze is te zien in het portfolio op de website, instagram en facebook. Indien gewenst kan fotograaf nog extra foto’s verstrekken.
2. Klant dient de omstandigheden zo gunstig mogelijk te maken voor fotograaf tijdens een shoot.
3. Indien de klant een bepaalde locatie voor de shoot wenst is deze zelf verantwoordelijk voor de kosten van deze locatie tenzij anders overeengekomen.
4. Indien een parkeervergunning of parkeerkosten nodig zijn zal deze door klant voor fotograaf worden geregeld. Bij tussentijdse verplaatsingen is fotograaf niet verantwoordelijk voor onverwachte vertragingen of planfouten waardoor zij fotomomenten mist.
5. Indien fotograaf tijdens uitvoering van de overeenkomst tegenwerking ondervindt door derde partijen kan zij niet aansprakelijk worden gehouden voor verminderde resultaten als gevolg hiervan.
6. Indien klant niet tevreden is met de geleverde foto’s door de locatie, weersomstandigheden, kledingkeuze, bewerking of andere factoren die vooraf kenbaar waren, of situaties die vallen onder artikel 9 van deze voorwaarden, is er geen recht op het overdoen van de fotoshoot.
7. Wanneer fotograaf bruiloft vastlegt dient klant zorg te dragen voor parkeervoorzieningen, drinken en benodigde maaltijden. Daarnaast dient klant bij een meerdaagse bruiloft voor een hotelovernachting te zorgen en bij bruiloften in het buitenland ten minste twee overnachtingen en de reiskosten, dit wordt vooraf doorgesproken en vermeld in de factuur.

Artikel 7 Wijziging en annulering
1. Fotograaf is bevoegd de overeenkomst te beëindigen indien nieuwe feiten of omstandigheden zijn ontstaan, waardoor er sprake is van een verstoring van de vertrouwensrelatie. Fotograaf is in een dergelijk geval niet verantwoordelijk voor het betalen van een schadevergoeding.
2. In het geval van onvoorziene omstandigheden heeft fotograaf de mogelijkheid een shoot te onderbreken of verplaatsen. Van onvoorziene omstandigheden is onder meer sprake in geval van ziekte, extreme weersomstandigheden, onverwachte familieomstandigheden (overlijden dierabren) en omstandigheden die zich voordoen met betrekking tot materialen welke voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk zijn.
3. Indien mogelijk zullen partijen een nieuwe datum overeenkomen. Indien het verzetten van de shoot niet mogelijk is zal fotograaf zorgdragen voor een vervangende fotograaf in dezelfde stijl. Indien er geen passende oplossing wordt gevonden heeft klant het recht de overeenkomst te ontbinden. De reeds betaalde bedragen zullen in een dergelijk geval worden terugbetaald.
4. Annulering door de klant voor een shoot is enkel schriftelijk mogelijk. Wanneer er geen sprake is van geldige omstandigheden die enkel ter beoordeling komen van fotograaf, gelden dan ook de volgende regels met betrekking tot annulering:
-Annulering kan tot 14 kalenderdagen na het sluiten van de overeenkomst kosteloos plaatsvinden, tenzij de werkzaamheden binnen deze 14 kalenderdagen worden uitgevoerd of de overeenkomst B2B is gesloten.
-Bij annulering tot drie weken voor aanvang van de shoot wordt 25% van het bedrag in rekening gebracht;
-Annulering tussen drie weken en een week voor de shoot resulteert in betaling van 50%
-Bij annulering binnen een week voor de shoot wordt 75% in rekening gebracht.
5. Indien een shoot wordt verzet, is fotograaf gerechtigd de kosten door te berekenen die samenhangen met het verzetten naar een andere datum denk bijvoorbeeld aan andere tarieven die dan gelden.

Artikel 8 Overmacht
1. In geval van overmacht zijn partijen gerechtigd de overeenkomst te onderbreken of verplaatsen. Van overmacht is onder meer sprake indien de uitvoering van de overeenkomst, al dan niet tijdelijk, wordt verhinderd door omstandigheden waar partijen redelijkerwijs geen invloed op uit kunnen oefenen, zoals ziekte, ongevallen, brand, een pandemie of overheidsmaatregelen.
2. Indien zich een situatie als in het eerste lid van dit artikel omschreven voordoet, of andere omstandigheden plaatsvinden waardoor de overeenkomst tijdelijk niet voortgezet kan worden, worden de veplichtingen opgeschort zo lang partijen niet aan hun verplichtingen kunnen voldoen. Partijen zoeken in een dergelijke situatie gezamenlijk naar een oplossing.
3. In geval van een zakelijke overeenkomst zijn partijen gehouden de overeenkomst te verplaatsen en blijft de betalingsverplichting in stand, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 9 Aansprakelijkheid schade
1. Fotograaf is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit deze overeenkomst, tenzij de schade opzettelijk of met grove schuld is veroorzaakt.
2. Fotograaf is niet aansprakelijk voor schade ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens klant verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.
3. Fotograaf is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadigingen van persoonlijke eigendommen van klant gedurende een shoot op locatie.
4. Fotograaf kan niet aansprakelijk worden gehouden voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde beeldschermen en afdrukken die door een ander dan haar worden geleverd.
5. Fotograaf is niet verantwoordelijk voor daden en handelingen, daarmee inbegrepen vertragingen, die door derden en leveranciers zijn veroorzaakt, ook indien fotograaf een aanbeveling voor deze derden heeft gedaan.
6. Fotograaf is niet verantwoordelijk voor de weersomstandigheden op de foto.
7. Fotograaf is niet verantwoordelijk voor mankementen aan de content door oorzaken buiten haar controle evenals voor bestaande achtergronden, storende elementen of lichtsituaties die een negatieve impact kunnen hebben op de beelden.
8. Klant is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming en het betalen van eventuele bijbehorende tarieven om op een bepaalde locatie te shooten. Zij zijn ook verantwoordelijk om dit vooraf te checken om geen onverwachte verrassingen te hebben.
9. Klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van alle aanwezigen om gefotografeerd te worden tijdens een shoot op een openbare locatie.
10. Klant is zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van de digitaal aangeleverde bestanden.
11. In geval door klant schade wordt toegebracht aan apparatuur tijdens een shoot, is de klant gehouden de taxatiewaarde te vergoeden.
12. Fotograaf zal alle shoots op meerdere kaartjes verschrijven ook wordt er gewerkt met 2 camera’s en diverse lenzen om risico’s zoveel mogelijk uit te sluiten.
Mocht een SD-kaart van fotograaf ondanks deze maatregelen corrupt gaan voordat de foto’s zijn geleverd, kan de shoot kosteloos opnieuw worden gedaan. Fotograaf is in een dergelijk geval geen schadevergoeding verschuldigd.

Artikel 11 Auteursrecht, licentie en publicatie
1. De rechten op de door fotograaf aan klant ter beschikking gestelde materialen en content berusten bij fotograaf. Het is klant nadrukkelijk niet toegestaan het materiaal en verstrekte documentatie te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden beschikbaar te stellen zonder voorafgaande toestemming.
2. Klant inzake portretfotografie komt een publicatierecht toe van foto’s na volledige betaling van het factuurbedrag. Foto’s mogen niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan vooraf overeengekomen. Indien foto’s commercieel gebruikt wensen te worden, dientde leverancier toestemming te verkrijgen van fotograaf. Foto’s mogen niet worden ingestuurd voor wedstrijden, tenzij anders overeengekomen.
3. Voor commerciële klanten geldt tevens dat zij de content enkel mogen gebruiken voor de vooraf overeengekomen doelen. Zij verkrijgen geen volledige rechten, tenzij deze worden afgekocht en dit vernoemd is in de factuur.
4. Klant is niet gerechtigd aangeleverd beeldmateriaal te bewerken of uit te snijden. Dit omvat tevens het plaatsen van tekst over foto’s of het gebruiken van (Instagram) filters.
5. Klant dient, bij gebruik van aangeleverde foto’s op social media, naam van fotograaf te vermelden.
6. Met het aangaan van de overeenkomst geeft klant fotograaf toestemming het beeldmateriaal te mogen gebruiken voor website, social media, tijdschriftartikelen, drukwerk, beursmateriaal, portfolio en demonstratiemateriaal, tenzij hier voorafgaand aan de shoot uitdrukkelijk bezwaar tegen wordt gemaakt.

Artikel 12 Bijzondere bepalingen
1. Fotograaf behoudt het recht om een deel van een shoot te annuleren in het geval van seksuele intimidatie, pesterijen, geweld, bedreiging of ander ongewenst gedrag door klant of aanwezigen. Wanneer de shoot hierdoor niet kan worden voltooid, kan klant geen aanspraak maken op terugbetaling van het reeds betaalde bedrag.

Artikel 13 Levering
1. Fotograaf spant zich in de gewenste foto’s zo spoedig mogelijk aan te leveren. Binnen enkele dagen zal de fotograaf een preview verstrekken. De resterende foto’s zullen binnen °+- 6 – 8 weken geleverd worden. Aan deze schatting kunnen echter geen rechten worden ontleend bij onvoorziene omstandigheden.
2. Fotograaf maakt, selecteert en bewerkt foto’s naar eigen inzicht. Geselecteerde foto’s worden bewerkt volgens de normale standaarden. Klant verklaart bekend te zijn met de stijl van fotograaf. Aanvullende wensen van klant leveren meerwerk op en zullen als dusdanig worden gefactureerd.
3. Foto’s worden in hoge resolutie verzonden. Na ontvangst van de foto’s is klant zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up.
4. Indien gewenst kan klant ook fotoproducten aanschaffen. Deze kosten worden apart gefactureerd en verstuurd naar het adres wat op de factuur vermeld staat. Fotograaf is niet aansprakelijk voor fouten in het aanleveren van deze leveringsinformatie.
5. Fotograaf levert geen onbewerkt (RAW) fotomateriaal.

Artikel 14 Fotoproducten
1. Het is niet mogelijk om aangeschafte fysieke fotoproducten, besteld bij fotograaf, te ruilen en/of retourneren. De producten worden op maat gemaakt. Klant stemt er uitdrukkelijk mee in dat hij hierdoor afstand doet van het recht gebruik te maken van bedenktijd en het recht de overeenkomst te herroepen.
2. Voor het maken van fotoproducten worden ontwerpkosten, drukkosten en verzendkosten in rekening gebracht, tenzij anders overeengekomen.
3. Op fotoproducten zijn de garantiebepalingen van de fabrikant van toepassing.

Artikel 15 Klachten
1. Klant is verplicht om klachten binnen 5 werkdagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken aan fotograaf. Zij streeft ernaar binnen 5 werkdagen inhoudelijk op klachten te reageren.
2. Klachten die ontstaan tijdens de reportage dienen direct kenbaar te worden gemaakt zodat fotograaf de kans heeft deze direct op te lossen.
3. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Toevoeging Styled Shoots / Workshops: 

1. Betaling van factuur dient binnen 2 weken na versturen te zijn voldaan. De plek is definitief indien de betaling is voldaan. 
2. Annuleren is niet mogelijk indien, door onverhoopte omstandigheden, klant niet kan meedoen aan de dag dan zijn er 2 opties: 
– Verzetten naar een volgende styled shoot / workshop 
– Je deelname overdragen aan een ander persoon die jouw plek inneemt. 
3. De fotograaf kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien de styled shoot / workshop niet naar wens is verlopen en de resultaten tegenvallen. 
4. Er wordt met respect omgegaan met de eventueel aanwezige modellen en de spullen in de ruimte. Indien er sprake is van vervelend / ongewenst gedrag of wanneer er onvoorzichtig wordt omgegaan met de spullen zal je verzocht worden de locatie te verlaten zonder terugbetaling.